Οι καλές ερωτήσεις προς λογιστή δεν γράφονται την ώρα του πανικού. Γράφονται όταν ο μήνας έχει ακόμη αρκετό χρόνο για διόρθωση, συμπλήρωση στοιχείων και καθαρή απόφαση. Ο στόχος δεν είναι να γίνεις λογιστής. Είναι να δώσεις στον λογιστή πραγματικά δεδομένα αντί για γενική ανησυχία.
Για θέματα που ακουμπούν φορολογία, ΦΠΑ ή ηλεκτρονικά βιβλία, κράτα πάντα επίσημη αφετηρία και επαγγελματική επιβεβαίωση. Η ΑΑΔΕ έχει σελίδα για myDATA – Ηλεκτρονικά Βιβλία και πληροφορίες για δηλώσεις ΦΠΑ και VIES. Το άρθρο βοηθά την προετοιμασία της συζήτησης, όχι την αντικατάσταση του λογιστή.
Ξεκίνα Από Την Ταμειακή Εικόνα
Η πρώτη ερώτηση είναι απλή: τι μπήκε, τι βγήκε και τι μένει ανοιχτό; Αν η επιχείρηση έχει πωλήσεις που δεν εισπράχθηκαν, έξοδα που πληρώθηκαν νωρίτερα ή λογαριασμούς που περιμένουν, ο λογιστής χρειάζεται να ξέρει το πραγματικό πλαίσιο.
Παράδειγμα: “Αυτόν τον μήνα έκοψα τρία παραστατικά, εισέπραξα μόνο τα δύο, πλήρωσα εξοπλισμό και έχω μία απορία για ΦΠΑ πριν αγοράσω εξοπλισμό. Τι χρειάζεται να σου στείλω πριν κλείσει ο μήνας;” Αυτή η ερώτηση είναι πιο χρήσιμη από το “είμαστε εντάξει;”.
Ρώτα Για Παραστατικά Που Δεν Είναι Καθαρά
Κάθε μήνα διάλεξε τα παραστατικά που σε μπερδεύουν. Μπορεί να είναι έξοδο με λάθος στοιχεία, τιμολόγιο από εξωτερικό, αγορά εξοπλισμού, συνδρομή λογισμικού ή απόδειξη που δεν ξέρεις αν αφορά την επιχείρηση. Μην τα κρύβεις σε φάκελο για αργότερα.
Η πρακτική ερώτηση είναι: “Αυτό το παραστατικό περνάει όπως είναι, θέλει διόρθωση, θέλει άλλο δικαιολογητικό ή καλύτερα να μην το υπολογίσω έτσι;” Η απάντηση θα εξαρτηθεί από τα στοιχεία και την περίπτωση, γι αυτό χρειάζεται ο λογιστής.
Μην Αφήνεις ΦΠΑ Και myDATA Για Το Τέλος
Ο ΦΠΑ και το myDATA δεν είναι απλώς λέξεις που εμφανίζονται όταν πλησιάζει προθεσμία. Είναι σημεία όπου ένα μικρό λάθος στην πληροφορία μπορεί να φέρει πολύ μεγαλύτερη σύγχυση. Αν βλέπεις διαφορά ανάμεσα σε τι έχεις εκδώσει, τι έχει διαβιβαστεί και τι έχει εισπραχθεί, ρώτα νωρίς.
Σύνδεσέ το με το μηνιαίο κλείσιμο ερωτήσεων και το άρθρο για κατηγορίες εσόδων και εξόδων. Έτσι η ερώτηση προς λογιστή δεν μένει μόνη της. Πατάει πάνω σε μια εικόνα που μπορείς να ξαναδείς.
Στείλε Μήνυμα Με Σειρά
Ένα καλό μηνιαίο μήνυμα μπορεί να έχει τέσσερις γραμμές: βασικά έσοδα, βασικά έξοδα, παραστατικά με απορία, απόφαση που θέλω να πάρω. Μην το κάνεις έκθεση. Κάνε το εύκολο να απαντηθεί.
Δείγμα μηνύματος: “Καλημέρα. Για τον μήνα έχω έσοδα περίπου Χ, έξοδα Ψ, δύο παραστατικά που σου στέλνω συνημμένα και μία απορία για ΦΠΑ πριν αγοράσω εξοπλισμό. Θέλω να ξέρω αν λείπει κάτι και αν αυτή η αγορά είναι καλύτερα να γίνει τώρα ή να περιμένει.” Αυτή η μικρή δομή κάνει τη συνεργασία πιο ήρεμη.
Μηνιαίο μήνυμα προς λογιστή
Κράτα το μήνυμα ίδιο κάθε μήνα για να βλέπεις τι αλλάζει. Αν κάθε φορά αλλάζει και η δομή, χάνεται χρόνος σε εξηγήσεις. Αν η δομή μένει σταθερή, ο λογιστής βλέπει γρήγορα ποιο ποσό, ποιο παραστατικό ή ποια απόφαση χρειάζεται προσοχή.
Μια καλή τελευταία γραμμή είναι: “Υπάρχει κάτι εδώ που πρέπει να διορθώσω πριν κλείσει ο μήνας;” Αυτή η ερώτηση αφήνει χώρο στον λογιστή να εντοπίσει θέμα που εσύ δεν είδες. Έτσι η συνεργασία δεν στηρίζεται μόνο στη δική σου λίστα, αλλά και στον επαγγελματικό έλεγχο.
Αν η επιχείρηση έχει πολλές μικρές κινήσεις, μην προσπαθήσεις να τις εξηγήσεις όλες σε μία παράγραφο. Ομαδοποίησέ τες: εισπράξεις, έξοδα, παραστατικά με απορία, πληρωμές που έρχονται, αποφάσεις που σκέφτεσαι. Έτσι ο λογιστής μπορεί να απαντήσει με σειρά και εσύ μπορείς να κρατήσεις σημείωση για τον επόμενο μήνα. Η ηρεμία έρχεται από την επανάληψη, όχι από το τέλειο αρχείο.
Αν η απάντηση του λογιστή αλλάξει την επόμενη κίνηση, σημείωσε και το γιατί. Τον επόμενο μήνα δεν θα θυμάσαι μόνο την απόφαση, αλλά και το σκεπτικό που την έκανε λογική.